Planejar é a arte de estabelecer o melhor caminho. Através do planejamento do projeto é possível estudar as diversas alternativas, antever as dificuldades, reduzir o inesperado, otimizar os recursos e estabelecer a melhor forma de atingir o objetivo do projeto.

Há projetos que, quando iniciados, contam com informações suficientes para um planejamento mais extenso, geralmente provenientes de estudos de viabilidade, anteprojetos, business cases ou propostas que precederam a sua aprovação.

Mas há também projetos que têm inicio com poucas informações disponíveis devido à urgência de seus resultados, à falta de referências ou como consequência de seu “ineditismo”. Nestes projetos, a exemplo de uma travessia de montanhas num percurso nunca antes trilhado, o planejamento inicial é mais macro e vai sendo detalhado à medida que os trechos mais próximos vão se tornando mais claros. Este contínuo desdobramento que o PMBOK® chama de rolling wave planning leva a um planejamento progressivo, que vai sendo melhor detalhado ao longo do ciclo de vida do projeto.

Neste planejamento evolutivo, enquanto alguns pacotes de trabalho da Estrutura Analítica do Projeto têm condições de ser planejados de forma mais detalhada, outros têm que aguardar até que informações se tornem disponíveis, decisões sejam tomadas, definições sejam aprovadas para que possam ter seu planejamento desdobrado nos detalhes operacionais necessários à sua execução e controle.

Na contramão desta boa prática, o planejamento do projeto, às vezes, é considerado como uma fase do projeto e não como um conjunto de processos que podem acontecer nas diversas fases do seu ciclo de vida. Nestes casos, ouve-se frequentemente que o planejamento do projeto está “congelado”.

Mesmo em projetos que dispõem de informações suficientes no seu início, é ingênuo pensar que, uma vez elaborado, o planejamento será mantido intacto até sua conclusão. Por esta razão, as boas práticas de Gestão de Projetos apontam a necessidade de se revisar continuamente o planejamento, validando o que já é considerado suficiente, atualizando com as informações reais de avanço e detalhando melhor os pacotes de trabalho à medida que se consigam os subsídios que permitam este detalhamento.

O planejamento evolutivo geralmente proporciona uma compressão do prazo total do projeto, uma vez que permite iniciar os trabalhos do horizonte mais próximo sem precisar esperar pelas informações necessárias ao planejamento detalhado de horizontes mais distantes.

Se o conceito não for bem compreendido, porém, pode induzir à escalada do escopo, o indesejado scope creep. Para evitar a escalada do escopo é importante que o planejamento inicial do escopo do projeto – mesmo que num nível mais macro – abarque efetivamente todo o trabalho a ser realizado. Assim sendo, as etapas subsequentes do planejamento terão foco no detalhamento dos elementos previamente definidos e não em novos elementos do nível mais alto da Estrutura Analítica do Projeto.

Portanto, as iterações desta abordagem, quando bem utilizada, tratam muito mais de detalhar o “como” do que o “o quê” será realizado no projeto, caracterizando assim a evolução e não a mudança do planejamento.